Projekt- és erőforráskezelő rendszerrel drasztikusan növelhető az utilizáció

Az XAPT magyar tanácsadói, fejlesztői csapata folyamatosan körülbelül 40 projekten dolgozik, melyeket különböző projektmenedzserek vezetnek. Korábban kihívást jelentett, hogy a projektek megfelelően monitorozva legyenek és az erőforrások allokálása a legmegfelelőbb legyen mind kompetencia mind kihasználtság szempontjából. A saját megoldásunk bevezetésével nem csak az ütközéseket sikerült elkerülni, de az utilizáció is megnőtt 15%-kal.

Az XAPT magyar delivery részlegén közel 100- an dolgoznak folyamatosan ERP, CRM és BI bevezetési projekteken. “A teljes működésünket lefedő projekt- és erőforrás-kezelő rendszert kerestünk. Alapvető elvárás volt, hogy az erőforrásokat kompetencia alapon tudjuk az agilis vagy hagyományos projektekre egyaránt megfelelően allokálni.” – mondta Polocz Anett, Operations Manager. “Nem találtunk a piacon olyan megoldást, amely a megfelelő projektkezelő funkciók mellett a tényleges üzleti előnyöket is megfelelően támogatná, mint például az erőforrás kihasználtság, projekt-profitabilítás  előrejelzését projektekre lebontva. Ezért fejlesztettünk egy saját projekt- és erőforráskezelő rendszert, melynek azóta közel 450 felhasználója van nemzetközi vonatkozásban.”

Teljes pénzügyi kontroll a projekteken

A projekt- és cégvezetők számára a pénzügyi mutatók az egyik legfontosabb alappillérei a projektvezetésnek, azonban ezt a szempontot nagyon kevés rendszer helyezi előtérbe. Pedig enélkül nagyon kockázatos belekezdeni egy projekbe, nehéz a projekt folyamán döntési helyzetekre jól reagálni, és szintén nagyon nehéz később megítélni a projekt sikerességét. A rendszerrel minden erőforrás és egyéb költség, bevételek és a projekten töltött munkaidő, project-cashflow folyamatosan nyomonkövethető.

Minden feladathoz és projekthez időigényt, költséget és bevételt lehet hozzárendelni, aminek köszönhetően a projektek pontosabban árazhatóvá válnak még a folyamatos változtatások ellenére is, így egyszerű marad a várható profitkimutatás is.

A teljes kontrolhoz az is kellett, hogy a marketingtől az értékesítésen át, a projekmenedzsereken és megvalósítókon keresztül mindenki bevonható legyen, tehát egy projekt életútja az első kapcsolatfelvételtől a számlázásig visszatekinthetővé váljon.

Erőforrás tervezés és átütemezés

Már 100 munkatárs projektbeosztása rengeteg átütemezéssel jár, még akkor is, ha profi erőforrás menedzserek szervezik a munkát, akik ismerik a projekteket és az egyes erőforrás tudását, tapasztalatát és munkabírását. Egy betegség, váratlan feladat vagy a feladatok átpriorizálása az egész tervet egy szempillantás alatt tönkreteheti. Erre megoldás, hogy a rendszerben minden projekthez először az elvégzendő feladatok kerülnek meghatározásra. Ennek köszönhetően jól látható, hogy milyen erőforrásokra lesz szükség, illetve azokat mennyi időre kell lekötni. Következő lépésként a kompetenciák és hozzáférhetőség alapján az erőforrások hozzárendelhetők a projekthez.

Az erőforrások az esetleges változások esetén is könnyen újra tervezhetők, ezzel elkerülve a lyukasórákat és a dupla foglalásokat. “A rendszer bevezetésével hosszútávon is látható, az erőforrások lefoglaltsága, így jobban tudunk ütemezni, a csúszásokra sokkal könnyebben lehet reagálni. Hasonló visszajelzéseket kaptam a Kürttől is, ahol már bevezettük a rendszert.” – jegyezte meg Polocz Anett.

Összességében elmondható, hogy a rendszer használatának köszönhetően az XAPT-on belül javult a kommunikáció a különböző osztályok között, közel 75%-ra emelkedett az erőforrások kihasználása, könnyebb lett a pontos árazás, és nagyobb profitot ér el a cég.

************************

Rendszerünkről részletesen a weboldalunkon olvashat: Projekt és erőforrás kezelő rendszer

Projektmenedzsmentből versenyelőny témában szakmai találkozót tartunk 2016. június 23-án, ahol a Kürt Zrt. is megosztja projekt portfolió menedzsment tapasztalatait.