Felhőben nagyok az okos kkv-k

A SmartBiz 365 az XAPT felhőben, szolgáltatásként elérhető vállalatirányítási megoldása kis- és középvállalatok számára, amely a Microsoft Dynamics NAV és az Office 365 minden üzleti igényt lefedő, csúcstechnológiás funkcionalitását kínálja Azure platformon, rugalmasságot adó előfizetői csomagokban. A SmartBiz 365 révén a kkv-k induló beruházás nélkül, akár azonnal használatba vehetik mindazon eszközöket, amelyekhez korábban csak a nagyvállalatok fértek hozzá, így erősíthetik versenyképességüket a digitálisan átalakuló üzleti környezetben – és ez csupán egy a nyomós érvek közül, amelyek arra sürgetik a kkv-k vezetőit, hogy vállalatukat vigyék a felhőbe.

Ami a múltban sikeressé tette vállalatodat, az a továbbiakban nem feltétlenül garantálja hasonló eredmények elérését. Az információtechnológia (IT) fejlődése az utóbbi pár évben ugyanis gyökeres változásokat hozott, amelyek a társadalom egészét áthatják, kultúránkat éppúgy, mint üzleti környezetünket – mutatott rá a Microsoft blogján közzétett bejegyzésében Cindy Bates, aki 2010-ben stratégiai igazgatóként csatlakozott a redmondiak csapatához, hogy irányítsa a cég egyesült államokbeli kis- és középvállalati (kkv) csoportjának létrehozását, amelyet azután alelnökként a múlt év őszéig vezetett. Bloggerként azonban továbbra is megosztja gondolatait a Microsoft weboldalát felkereső látogatókkal – többek között a kkv-k digitális átalakulását mozgató trendekről is.

Mára nyilvánvalóvá vált, az ügyfelek egyre növekvő többsége elvárja, hogy a cégekkel – legyen szó kis-, közép- vagy nagyvállalatról – ugyanolyan közvetlenséget biztosító digitális csatornákon kérhessen információkat termékekről és szolgáltatásokról, vásárolhasson vagy kérhessen támogatást, mint amelyeken keresztül családtagjaival és barátaival tart kapcsolatot. Másfelől a munkavállalók elvárásai is sokat fejlődtek, a digitális technológiára támaszkodva sokkal rugalmasabban és szabadabban szeretnék eldönteni, hogy feladataikat hol és hogyan lássák el.

A szemünk előtt zajlik ez a digitális átalakulás, és szédítő üteme egyre gyorsul, ezért kkv-vezetőként bizonyára elgondolkodtál már azon, hogy céged miként tarthatna lépést a technológia fejlődésével. Házon belül nem építhetsz ki olyan szerteágazó szakértelemmel bíró informatikai csapatot, amely a nagyvállalatok IT-osztályához lenne fogható. Külső szolgáltatóra kell támaszkodnod, vagy inkább szolgáltatókra, mert egyikük az üzemeltetésre, másikuk a szoftverfejlesztésre és -követésre szakosodott, de munkájuk összehangolása jellemzően nem egyszerű mutatvány, sok időt elrabolhat tőled, és a projektek megvalósítása is gyakran elhúzódik, ami könnyen megbosszulja magát. Ráadásul a nagy adattömegek sokrétű és gyors elemzésére és a folyamatok automatizálására szolgáló technológiák – mint például a gépi tanulás és a mesterséges intelligencia – a szállítók nyilvános felhőjében érhetők el, használatukkal céged informatikai környezete még összetettebbé válik.

Szerencsére létezik megoldás a kkv-k számára ebben a helyzetben, és a kulcsszó a felhő. A felhőszolgáltatásoknak köszönhetően a legfejlettebb technológia, amely a közelmúltig a kiadós költségvetéssel gazdálkodó nagyvállalatok kiváltsága volt, ma már minden cég számára hozzáférhető, mérettől függetlenül. A felhőben, szolgáltatásként elérhető alkalmazások ugyanis egyszerű előfizetéssel szinte azonnal használatba vehetők, így cégednek nem kell a szükséges informatikai környezet kiépítésével bajlódnia – a legfejlettebb technológiák, funkciók és eszközök birtokában arra összpontosíthatsz, hogy miként fejleszd tovább vállalatod üzleti modelljét és folyamatait, hogyan lépj szorosabb kapcsolatra ügyfeleiddel, és milyen újításokkal növeld a bevételt, a nyereségességet.

Meglehet, hogy a digitális átalakulás gondolata aggodalommal tölt el, mert attól tartasz, hogy meg fogja zavarni az üzletmenetet. A valóság azonban egészen más, a nagy összegű, induló beruházást nem igénylő, rendkívül gyorsan bevezethető, felhőalapú megoldásokkal a kkv-k olyan képességekre tesznek szert, és olyan eredményeket érnek el, amelyekről korábban nem is álmodtak – a fejlett analitikai eszközök segítségével például új bevételi forrásokat azonosítanak, és rutinszerű folyamataikat is automatizálják a gépi tanulás támogatásával, így nagyobb hatékonyságot érnek el, időt és erőforrásokat szabadítanak fel az emberi kreativitást igénylő feladatok elvégzéséhez.

A kkv-k eddig még soha nem léphettek olyan könnyen a digitális átalakulás útjára, mint napjainkban, írta Cindy Bates, aki négy, a döntés meghozatala és a felhőbe lépés mellett szóló piaci és társadalmi trendet külön is kiemelt.

Gazdag élmény ügyfeleknek és alkalmazottaknak

Ma már nem mérvadó a hagyományos koncepció, amely szerint a munkanap reggel 9-től délután 5 óráig tart, és az iroda egy olyan hely, amelyet négy fal határol. Az emberek nem tíz-húsz évvel ezelőtti körülmények között akarnak dolgozni, elvárásaik a modern munkahelyet illetően sokat változtak, és folyamatosan fejlődnek. Az IT piac kkv szegmensére szakosodott elemző cég, a Techaisle felmérései szerint 10 alkalmazott közül 9 ma már munkaidejének legalább 20 százalékát elsődleges munkahelyétől távol tölti. Az egyéni és a csoportmunka hatékonyságához persze továbbra is elengedhetetlen a valós idejű kapcsolattartás, de a felhőalapú megoldások ezt is hathatósan támogatják – így a cégvezetők maguk dönthetik el, hogy a személyes jelenlét és a távmunka milyen arányát alakítják ki vállalatuknál.

Egy kkv üzleti sikere leginkább azon múlik, hogy hány ügyfelet tud megnyerni és megtartani. A Techaisle adatai alapján a kkv-k több mint 50 százaléka nyilatkozott úgy, hogy a jobb eredmények eléréséhez szükséges minél gyorsabban, rugalmasabban és eredményesebben válaszolnia az ügyfelek különleges igényeire is. Alátámasztja ezt egy tavalyi felmérés (2017 IBM Customer Experience Index) is, mely szerint az ügyfelek 86 százaléka hajlandó magasabb árat fizetni, ha úgy érzi, több figyelmet, hathatósabb támogatást kap, a vásárlást, egy termék vagy szolgáltatás használatát gazdagabb élményként éli meg.

De hogyan feleljen meg ennek az elvárásnak egy kkv, ahol az erőforrások korlátozottak, az alkalmazottak létszáma kicsi, és munkaidejüket már eleve kitöltik más feladatok? Ebben is segítenek az olyan felhőalapú megoldások, amelyekkel a kkv-k összesíthetik az ügyfél-információkat, automatizálhatják az ügyfélszolgálat rutinszerű folyamatait, könnyebben azonosíthatják az új üzleti lehetőségeket, és gyorsabban megragadhatják azokat, mint valaha. Ilyen megoldás a SmartBiz 365-tel összecsomagolt Office 365-ben elérhető Outlook Customer Manager is, amely egyszerűen kezelhető, de rendkívül hatékony eszközeivel teljes körű rálátást ad minden egyes ügyfélkapcsolatra, a már megkötött és az előkészítésben lévő egyezségekre, a soron következő tennivalókra, és emlékeztetőket küld a közelgő találkozókról, határidőkről.

A technológia neked dolgozik

Sok kkv nem engedheti meg magának, hogy teljes létszámú IT-csapatot állítson fel, ha egyáltalán lehetősége van rá, hogy informatikai szakembereket foglalkoztasson. Gyakran a vállalat tulajdonosának, vagy valamely más munkakörben dolgozó alkalmazottjának vállát nyomják a cégnél használt technológia körüli feladatok. A felhőalapú megoldások ezt a felelősséget a szolgáltatóra hárítják át, aki gondoskodik a szoftveralkalmazások és az infrastruktúra folyamatos karbantartásáról, frissítéséről, a kapacitás és a funkcionalitás bővítéséről. A cégvezetők és az alkalmazottak így arra összpontosíthatnak, amihez igazán értenek – az üzletre, a bevételt hozó teendőkre.

A felhőplatformot és szolgáltatásként elérhető alkalmazásokat használó kkv-knak nem kell költséges és bonyolult IT beruházásokkal vesződniük. A szolgáltató által végzett, automatikus frissítéseknek köszönhetően adataikat is biztonságban tudhatják, és amiatt sem kell aggódniuk, hogy működésük esetleg nem tesz eleget a törvényi megfelelés követelményeinek. A Techaisle világszintű felmérései során a vállalatok 52 százaléka mondta, hogy a felhőalapú megoldások használatával IT csapatuk hatékonyabbá vált, és a Boston Consulting Group adatai is azt tükrözik, hogy ez a technológia javítja az üzlet teljesítőképességét.

Kis- és középvállalatok tulajdonosaira jellemző, hogy időt és fáradságot nem kímélve építik cégüket, amelybe gyakran teljes vagyonukat befektetik. Felelőtlenség lenne ezért ebben a helyzetben feltételezésekre és megérzésekre alapozni az üzleti döntéseket. Minél több forrásból származó adat begyűjtésével és gyors, mélyreható elemzésével a kkv-k tulajdonosai és vezetői jobban megérthetik, hogy miként fejleszthetik tovább az üzletet, mi lehet a következő nagy durranás, kiaknázatlan iparági lehetőség vagy kialakuló ügyféligény. Az adatelemzés a titkos fegyver, amellyel a kkv-k csökkenthetik az üzleti kockázatokat, erősíthetik versenyképességüket és ügyfeleik lojalitását is.

Napjainkban a legtöbb vállalat nincs is híján az adatoknak, de közülük sok nem tudja, miként nyerhetne ki belőlük az üzlet számára hasznos információkat, vagy nem rendelkezik az ehhez szükséges, fejlett analitikai eszközökkel. Piacelemzői becslések szerint a gazdasági szervezetek adatvagyonának 80 százaléka strukturálatlan formátumú – például szöveges dokumentum, kép- és hangfájl, videó –, és nagyrészt parlagon hever. A felhőben elérhető, részletes és szinte azonnali betekintést adó analitikai eszközökkel, amilyen a SmartBiz 365-tel integrált Office 365-höz választható Power BI, a kkv-k is kiaknázhatják a meglévő adataikban rejlő értéket, és találgatások helyett tények, feltárt összefüggések alapján hozhatják meg üzleti döntéseiket.

Lépj a felhőbe, amíg nem késő

A kis- és közepes vállalkozások sikeres digitális átalakulása kulcsfontosságú, mivel tevékenységük meghatározó jelentőségű Európa gazdaságában. A 10 főnél kevesebbet foglalkoztató kkv-k alkalmazzák az európai munkavállalók 85-százalékát, és évente 3900 milliárd euró értékű terméket, szolgáltatást állítanak elő.

Eközben Magyarországon a kkv-k eszközparkja eléggé elavult – derült ki a Microsoft 19 európai országra kiterjedő, több mint 12 ezer kkv-t érintő, reprezentatív felméréséből. Míg Európában 18 százalék az öt évnél idősebb számítógépekkel dolgozó vállalkozások aránya, nálunk ez 29 százalék. A kutatásban érintett országokban a kkv-k átlag 36 százaléka ismerte el, hogy a szükségesnél kevesebbet fordít technológiai fejlesztésekre, de a magyar cégek körében ez az arány is magasabb, 46 százalék. Sovány vigasz, hogy szűkebb régiónkban nem mi vagyunk a sereghajtók. A lengyel kkv-k 47, a román cégek 55 százaléka látja úgy, hogy korszerűsítenie kellene IT környezetét.

A szakemberhiány sem könnyíti meg a hazai kkv szektor digitális átalakulását: az európai 33 százalékos átlaggal szemben a magyar kkv-knak kevesebb mint negyede alkalmaz IT szakértőt, és ez a legrosszabb mutató a régióban. A lengyel kkv-k 38 százalékánál dolgozik rendszergazda, a cseheknél 44, a szlovákoknál 43, a románoknál pedig 29 százalék ez az arány. Fordított a helyzet viszont a külső IT szolgáltatások használatát tekintve. Míg európai szinten a kkv-k átlag 9 százaléka veszi igénybe az üzemeltető és fejlesztő cégek szolgáltatásait, addig nálunk ez az arány 11 százalék, ami regionális szinten a legmagasabb érték.

Bőven akad ezért még tennivaló a kis- és középvállalati IT környezet modernizálása terén. Ráadásul május 25-én életbe lép az Európai Unió General Data Protection Regulation (GDPR) rendelete, melynek értelmében a személyes adatok védelme alapjog, azt az ügyféladatokat kezelő vállalatoknak mindenki számára garantálniuk kell. A Microsoft felhőalapú megoldásai – a Windows 10, az Office 365, az Azure és a Dynamics – már most eleget tesznek a rendeletbe foglalt követelményeknek, egyszerre segítve a kkv-k digitális átalakulását, az élvonalbeli technológia használatát és a törvényi megfelelést.

Ilyen megoldás a SmartBiz365 is, melynek rögzített tartalmú és árú előfizetői csomagjait több mint 300 Dynamics NAV projektünk tapasztalatai alapján alakítottuk ki, felhőalapú vállalatirányítási rendszerünket így akár azonnal használatba veheted. A csomagok a Microsoft Dynamics NAV legfrissebb verzióját, az Office 365 vállalati prémium kiadását, a teljes jogú hozzáférésre előfizetett felhasználók támogatását tartalmazzák, folyamatos jogszabálykövetéssel együtt. Hűségidő nincs, akár havonta eldöntheted, hogy melyik csomagból hányra fizetsz elő.

Alapcsomagunk a kereskedelem, melynek moduljai vállalatod pénzügyi, kereskedelmi és készletgazdálkodási folyamatait támogatják. Kiegészítő csomagjainkkal azonban további területek, pl. a projekt alapú működés, az összeszerelés jellegű gyártás és a szerviztevékenység támogatását is megoldhatod.

Látogass el SmartBiz365 weboldalunkra, próbáld ki ingyenesen felhőalapú vállalatirányítási megoldásunkat, egyeztess személyes találkozót szakembereinkkel, és tudj meg mindent arról, hogy miként múlhatod felül versenytársaidat a digitális átalakulás előttünk álló éveiben.