10 pont, amiért a Navision megkönnyíti a könyvelők életét

10 pont, amiért a Navision megkönnyíti a könyvelők életét

Minden Microsoft Dynamics NAV (Navision) vállalatirányítási rendszer bevezetése során kulcsfontosságú szerepet kapnak a pénzügyi vezetők és a könyvelők, akiknek rálátásuk van a legfontosabb vállalati folyamatokra. Ráadásul minden Navision alapja a főkönyv. Az egyes gazdasági események, amelyek más modulból generálódnak előbb – utóbb lecsapódnak a főkönyvi analitikában.

Ezért a főkönyvelő, gazdasági vezető bevonása a Navision bevezetésbe nélkülözhetetlen. A rendszereket bevezető tanácsadók csakis az ő tudásukra és szakmai tapasztalatukra támaszkodva tudnak olyan rendszert alkotni, ami leginkább megfelel a vállalat elvárásainak.

De mit nyernek a Navision rendszerrel a pénzügyi vezetők és a könyvelők? Erre pontos választ adni nagyon nehéz, azonban mi összegyűjtöttük azokat a legfontosabb pontokat, amik nem csak változást, de előnyöket is hoznak pénzügyi részleg vezetőinek.

1. Az adatgyűjtésre fordított idő a töredékére csökken!

Az alaptézis szerint: minden adat, ami a Navision rendszerbe bekerült, az valamilyen formában kinyerhető onnan. Maga a riportolási forma már függ a rendszertől és a bevezető partner szaktudásától, de az minden esetben elmondható, hogy minden vállalatirányítási rendszer bevezetés után a felgyorsul az adatok begyűjtése.

  • Példa: Az önkormányzati adó megállapításához az adatok kigyűjtése nehézkes volt, most dimenziók használatával lekérhető egy kimutatás, így a Navision segítségével könnyen kitölthető az adóbevallás.

2. Az adatelemzésre, riportolásra fordított idő jelentősen lecsökken!

Elkülönülő szigetrendszerek használatakor csak fáradságos munkával lehet a különböző helyeken fellelhető adatokat kinyerni és összesíteni. Ráadásul sok esetben ezek az adatok Excel táblákban landolnak, ahol ismét rengeteg munkával lehet a megfelelő riportokat előállítani. A Navision használatával mindez nem csak azért változik meg, mert az adok egy rendszerben állnak rendelkezésre, hanem azért is, mert beépülő automatizmusokkal lehet lényeges információkat kinyerni.

  • Példa: A cashflow kimutatást a Navision akár két hétre előre előállítja napi bontásban. Ezáltal a cég a rövidlejáratú követelést, kötelezettségeit illetően könnyebben és hatékonyabban tud dönteni, így csökkentve a finanszírozás költségeit.

3. Belső auditok és adatellenőrzések számának csökkenése!

A Navision minimalizálja a hibás adatbevitel lehetőségét, így a könyvelőknek is kevesebbet kell aggódniuk azon, hogy stimmelnek-e „a számok”. A rendszer bevezetése előtti megszokott adatellenőrzések megszüntethetők és automatikus riportokkal kiválthatók.

  • Példa: Bankkivonatok könyvelésénél könyvelés előtt egyeztethető a bankszámla egyenleg. Vagy a tárgyieszköz analitikából ÉCS lekönyvelése előtt ellenőrizhető az adott időszakra könyvelt értékcsökkenés.

4. Leegyszerűsödnek a mindennapi könyvelői feladatok!

A Navision legfontosabb előnyei mégiscsak a mindennapi felhasználás során fognak kikristályosodni. Egyszerűsödik a készpénz-kezelés, felgyorsul a budget tervezés, könnyebbé válik a kintlévőségek nyomonkövetése, és minden főkönyvi információ könnyebben elérhető. De mindezek az előnyök nem csak a könyvelők számára hoznak megújulást, hanem minden más részleg is azonnal hozzáférhet a számára legfontosabb pénzügyi teljesítmény adatokhoz, ezáltal is csökkentve a könyvelőkre háruló feladatokat.

  • Példa: Az egyes analitikákban nem csak a naturális értékek jelentkeznek, hanem integrált rendszer lévén a főkönyvi érték adatok is. Például a készletanalitikában nem csak a mennyiség – mértékegység, raktár, cikkcsoport információk kérhetőek le, hanem az is, hogy kitől, mennyiért vásároltuk a terméket, vagy kinek mennyiért, milyen bruttó haszonnal értékesítettünk.

5. Több idő jut a külső folyamatok elemzésére!

A Navision által felszabadított plusz idő lehetőséget ad arra is, hogy a cég kitekintsen a saját “várából”, és elemezze a piaci folyamatokat annak érdekében, hogy fény derüljön a racionalitási, valamint minőség- és teljesítménynövelési lehetőségekre.

  • Példa: Beépített CRM modullal pontos képet kaphatunk ügyfeleinkről, versenytársainkról. Vagy vizsgálhatjuk a visszáruzások, jóváírások, selejtképződés okait. Gyártási modul lehetőséget ad a pontos önköltség meghatározására vagy a kapacitásaink optimálisabb kihasználására.

6. Pontosabb forkasztolást lesz lehetővé!

A Navision nem csak a múlt adatait segítenek pontosabban elemezni, hanem azzal is segítik a könyvelők és kontrollerek munkáját, hogy a jövő tendenciái is könnyebben megbecsülhetők.

  • Példa: A beépített kontrolling eszközök segítségével nem csak a jelen adatok alapján tájékozódhatunk, hanem a jövőre vonatkozóan készíthetünk üzleti tervet, ezt összehasonlíthatjuk a jelen tény adatokkal, vagy vizsgálhatjuk ezek %-os eltéréseit. Akár több éves bázis adatok birtokában trendeket, korrelációkat határozhatunk meg.

7. Javítja az általános munkaköri elégedettséget!

Egy vállalatirányítási rendszer bevezetése minden esetben jelentős mértékű változást hoz a könyvelők életében. Maga a bevezetési folyamat számos extra feladattal, plusz időbeni ráfordítással jár, ami az adott időszakban jelentősen leterheli a könyvelői feladatokat ellátó személyeket. Azonban már 6 hónappal a bevezetés után egyértelművé válnak a Navision által nyújtott előnyök, és láthatóvá válik a befektetett munka megtérülése. Ekkor már, a rendszert megismerve és kiismerve nem csak a riportolás, számlázás és eredménykimutatás válik egyszerűbbé, hanem a mindennapi munka is kényelmesebbé válik.

  • Példa: A Navision használatával minden adat csak egyszer kerül rögzítésre. Könyvelési mátrixok használatával a standard beszerzés, értékesítési könyvelési feladatok automatizálttá, ezáltal hibamentessé válhat. Nyomon követhető ki, mikor, mit csinált, így a felelősségek egyértelművé válnak. Workflow alakítható ki az egyes feladatokra, így a mindennapi munka hatékonyabbá válhat.

8. Felgyorsul a döntéselőkészítés!

A vállalat vezetőinek és tulajdonosainak gyakran a cég nagyon speciális területeit érintő adatokra van szüksége a stratégiai döntések meghozatalakor. Egy megfelelően bevezetett vállalatirányítási rendszer nagyban megkönnyíti a könyvelők életét az ilyen helyzetekben, hiszen a rendszer növekedésével rengeteg adat áll rendelkezésre az elemzésekhez.

  • Példa: A Navision helyes bevezetés és használat esetén napra kész adatokat nyújthat a vállalat pénzügyi, jövedelmezőségi, működési helyzetéről. Konkrét példaként információt kaphat a pontos gyártási önköltségről, kereskedelmi áruk ELÁBÉ adatairól, követelések, kötelezettségek korosított állományáról, készlet forgási sebességről. Így a vállalatról kialakulhat egy valós 360°-os kép, amelynek tükrében a managementnek lehetősége van a reális döntéseket hozni.

9. Biztosítja az EUR könyvelés vagy EUR könyvelésre való áttérést!

Tapasztalatunk szerint elsősorban olyan cégek szeretnék megismerni az euró alapú könyvelés lehetőségeit, amelyek jelentős export-import forgalmat bonyolítanak le, vagy az anyavállalati elvárások miatt előnyösebb számukra az euróban való nyilvántartás. Erre a Navision fel van készítve, és nem okoz gondot a több pénznem kezelése.

  • Példa: A Navision lehetőséget ad párhuzamosan a választott pénznem mellett további riportolási pénznemben való könyvelésre. Így például a forintos könyvelés mellett bármikor lekérdezhető EUR-ban a főkönyvi kivonat vagy akár a mérleg, eredmény kimutatás is. Az egyes pénzügyi analitikák nem csak pl. forintban, hanem az eredeti devizás összegben is tartalmazzák a könyvelési adatokat. Lehetőség van akár több éves forintos könyvelés mellett áttérni EUR alapú könyvelésre, ha az anyavállalat érdeke ezt kívánja vagy az árfolyam változásokból adódó kockázatokat a cég így kívánja mérsékelni. Az EUR áttérés akár úgy is történhet, hogy a múltbeli tranzakciós adatok is konvertálásra kerülnek, így a történeti adatok továbbra is rendelkezésre állnak a különféle elemzésekhez, kimutatásokhoz.

10. A könyvelők szerepe a Navision rendszer bevezetésének sikerességében

Alapvetően meghatározza a bevezetés sikerességét a cég vezetőségének a hozzáállása. Amilyen mértékben a cég hozzárendel belső erőforrásokat a bevezetési projekthez, olyan mértékben nő a sikeres bevezetés esélye. Tovább fokozható a sikeresség esélye, ha a könyvelők és pénzügyi vezetők aktív részesei és formálói lehetnek a kialakuló rendszer megtervezésének.

  • Példa: Minden Navision rendszer alapja a főkönyv. Az egyes gazdasági események, amelyek más modulból generálódtak előbb – utóbb lecsapódik a főkönyvi analitikába. Ezért a főkönyvelő, gazdasági vezető bevonása a rendszer bevezetésbe nélkülözhetetlen. Ha kihagyjuk, vagy csak felhasználói szerepkört szánunk neki, akkor a rendszer nem lesz optimálisan paraméterezve. Így nem lesz hatékony vezetői támogatási eszköz, s a management felé sem szolgáltat megfelelő bontásban pl. költség, árbevétel, eredményesség adatokat.
Szerzőről
A szerző az XAPT tanácsadója.