10 aranyszabály egy ERP rendszer kiválasztásánál

Egy vállalatirányítási rendszer feladata, hogy pontos információkkal segítse a megalapozott és gyorsabb döntéshozást, növelve a cég alapvető üzleti folyamatainak hatékonyságát, és csökkentve az egész szervezet működésének költségeit. Az ERP rendszerek egyre összetettebbekké és felhasználóbarátabbá válnak, illetve felhő alapú ERP kínálat esetén egyre könnyebben is üzembe helyezhetők. Ettől függetlenül egy ERP bevezetés továbbra is költséges és időigényes feladat, amely sok előkészületet igényel.

Egy adott megoldás kiválasztása előtt fontos, hogy átgondolja üzleti célkitűzéseit valamint, hogy milyen előnyöket vár a rendszer alkalmazásától, és mely üzleti folyamatait szeretné integrálni egy ERP megoldásba. A következő 10 aranyszabály segítségére lesz a szervezetéhez illő ERP rendszer kiválasztásában:

1. Csak az igényeinek megfelelő ERP rendszert válasszon!

A középvállalkozásoknak szánt megoldások sokkal kifinomultabb képességekkel rendelkeznek, mint a kisvállalkozásoknak kínált társaik, a legösszetettebbnek pedig a nagyvállalati csomagok számítanak. Fontos, hogy olyan megoldást válasszunk, amely szervezetünknek egyszerre több igényét is kielégíti és nem csak néhány terület munkáját könnyítik meg. Egyes vállalatirányítási rendszerek például kifejezetten egy-egy adott gyártó típusra fókuszálnak, és csak gyártóknak kínálnak gyártáshoz szükséges modulokat. Keresse meg az Ön iparágának leginkább alkalmas rendszert!

2. Felhő alapú megoldásokat mindenképpen vonjon be az értékelésébe!

Az ERP piac más üzleti rendszerekhez képest lassabban alkalmazkodott a felhő megoldások elterjedéséhez, mára azonban ezek a rendszerek a gyakorlatban is könnyen alkalmazható alternatívát kínálnak a helyi telepítésű megoldásokra. A felhő alkalmazások alacsonyabb teljes bekerülési költséget kínálnak, ráadásul sokkal gyorsabb bevezetési idővel.

3. Mérlegelje minden potenciális ERP forgalmazó erős és gyenge oldalait!

Tudja meg, hogy hány ügyfelük van, milyen a pénzügyi helyzetük és rendelkeznek-e tapasztalatokkal cége iparágában is! Figyeljen arra is, hogy mi mindenre terjed ki a forgalmazó ajánlata, milyen iránymutatást tudnak adni termékeikhez és hogyan tudnak alkalmazkodni vállalata bővítéséhez! Ne féljen feltenni kényesebb kérdéseket sem, és várjon el őszinte választ!

4. Tervezzen a jövőre!

Olyan ERP megoldást válasszon, amely együtt bővíthető vállalatával! Ne csak olyan funkciókat keressen, amelyekre most van szüksége, hanem olyanokat is, amelyek csak fél vagy egy év múlva válhatnak majd fontossá cége számára! Egy ERP rendszer hosszú távú befektetés. Olyan rendszerre van szüksége, amely kellő rugalmassággal alkalmazkodik üzleti folyamatainak fejlődéséhez és szervezete új kezdeményezéseihez, valamint nyitott további felhasználók hozzáadására! Fontos, hogy a választott rendszerbe igény szerint új ERP funkciókat is be tudjon építeni!

5. Értékelje meglévő hálózatát!

Akár helyi telepítésű, akár felhő alapú megoldást választ, az új ERP szoftver fokozott terhelést jelenthet meglévő infrastruktúrája számára. Egy helyi telepítésű rendszernél például új szerverre lehet szüksége a szoftver futtatásához. Felhő alkalmazásánál adott esetben nagyobb sávszélességre lehet szüksége, mint amivel jelenlegi hálózata rendelkezik. Számoljon azzal is, hogy infrastruktúrája készen álljon a választott ERP rendszer igényeinek kielégítésére!

6. Vegye számításba, hogy milyen további üzleti alkalmazásokat kínálnak még az egyes forgalmazók!

Az ERP rendszereket gyakran ügyfélkapcsolat-kezelő (CRM) alkalmazásokkal együtt értékesítik. Még most döntse el, hogy tervezi-e ERP megoldásának CRM rendszerré történő bővítését, ezzel is szűkítve a potenciális forgalmazók körét!

7. Számítsa ki minden ERP ajánlat teljes bekerülési költségét (TCO)!

Ne feledje, hogy a szoftver vagy a felhő alkalmazás igénybevételének havi díja csak az első tétel a listán! Egy ERP megoldás tényleges teljes bekerülési költségébe bele kell számolni a bevezetés, a testreszabás, a tanácsadói szolgáltatások, a betanítás díját éppúgy, mint ahogyan helyi telepítésű megoldásoknál a hardveres bővítés vagy webes-alapú termékeknél az extra sávszélesség, sőt az esetleges további informatikus munkatársak felvételének költségeit is!

8. Ragaszkodjon az ERP megoldás részletes bemutatásához!

Sok ERP bevezető online demókat kínál, azonban ezek nem térnek ki mindenre teljes részletességgel. Értékesítőkkel és tanácsadókkal is találkozzon mielőtt döntést hoz, és kérjen részletes termékbemutatót, hogy képet kaphasson a megoldás minden moduljának használatáról! Fontos, hogy a bemutatón azoknak a részlegeknek a képviselői is jelen legyenek, akik használni fogják a rendszert, így felmérheti, hogy a megoldás mennyire képes támogatni az ő üzleti folyamataikat is!

9. Dolgozzon független ERP szakértővel!

Egy ERP bevezetés nagyságrendjének és költségeinek felméréséhez jó ötlet megbízni egy független ERP tanácsadót, aki segítségére lehet cége igényeinek felmérésében, és az azoknak leginkább megfelelő megoldás kiválasztásában. Kritikus fontosságú ugyanakkor, hogy a tanácsadó objektív maradjon, egyformán ismerje a listáján szereplő összes megoldást, és rendelkezzen ERP tapasztalatokkal cége iparágában is!

10. Csak olyan modulokat vásároljon meg, amelyekre tényleg szüksége van!

Az ERP csomagokat termékcsaládként értékesítik, azonban nem törvényszerű, hogy úgy is vásárolja meg őket! Megveheti csak azokat a modulokat (vagy szolgáltatásokat) is, amelyekre szervezetének tényleg szüksége van. Az egyes modulok bármikor integráltan kapcsolódnak össze, még akkor is, ha csak néhány hónappal később kezdi el a használatát.

www.erpvalasztas.hu